Hướng dẫn sử dụng AIBAT Rental OS

Dành cho nhân viên vận hành: quản lý tòa, kế toán, kinh doanh.

Đi theo đúng thứ tự làm việc thực tế: cấu hình → tài sản → khách hàng → hợp đồng → điện nước & hóa đơn → thu tiền → thu chi → kinh doanh.

Cập nhật 21/10/2026 · Mọi tên người, số điện thoại, số CCCD trong ảnh là dữ liệu giả.

Bắt đầu: đọc tài liệu và làm quen màn hình

Phần này để làm gì: biết tài liệu được sắp xếp thế nào, ai làm việc gì, và các vùng chính trên màn hình phần mềm.

Hành trình làm việc

Một tòa nhà đi vào hoạt động theo đúng thứ tự dưới đây. Bấm vào từng ô để đi tới phần tương ứng.

1. Cấu hìnhgiá điện nước, hạn trả, tài khoản QR→ 2. Tài sảntòa, tầng, phòng→ 3. Khách hàngkhách thuê, khách tiềm năng→ 4. Hợp đồngcọc, nhận / trả phòng→ 5. Điện nước & hóa đơnphần quan trọng nhất→ 6. Thu chichi phí, lãi lỗ→ 7. Kinh doanhdashboard, báo cáo

Ai làm việc gì

Mỗi tài khoản có một hoặc nhiều vai trò. Vai trò quyết định bạn thấy menu nào và bấm được nút nào. Nếu không thấy một nút được nhắc trong tài liệu, nhiều khả năng tài khoản của bạn chưa có quyền đó; hãy hỏi Quản trị vận hành.

Vai trò	Thường làm
Quản trị vận hành	Cài đặt, bảng giá, người dùng, duyệt các khoản tiền và hợp đồng (khi bật duyệt), hủy hóa đơn.
Quản lý tòa	Phòng, khách thuê, hợp đồng, nhận / trả phòng, ghi chỉ số điện nước, sửa chữa.
Kế toán	Chạy tính tiền, phát hành hóa đơn, ghi nhận và xác nhận khoản thu, sao kê ngân hàng, chi phí, khóa sổ.
Kinh doanh cho thuê	Khách tiềm năng, lịch xem phòng, tin đăng, gia hạn.
Kỹ thuật	Phiếu sửa chữa, thiết bị.
Chủ sở hữu	Xem lãi lỗ các tòa của mình.

Ngoài vai trò, tài khoản còn được giới hạn theo tòa được phụ trách: bạn chỉ thấy dữ liệu của các tòa đó.

Các vùng trên màn hình

Giao diện chính — **Hình 0.1.** 1 Menu chức năng, nhóm theo công việc · 2 Tên trang đang mở · 3 Thông báo · 4 Tài khoản (đổi mật khẩu, đăng xuất) · 5 Chọn tòa nhà để lọc số liệu.

Mẹo: Nút ☰ trên thanh xanh thu gọn menu để có thêm chỗ cho bảng. Trên điện thoại, menu chỉ còn các biểu tượng.

Quy ước trong tài liệu: tên nút và tên ô được in đậm đúng như trên màn hình, ví dụ bấm Lưu. Số trong vòng đỏ 123 trên ảnh khớp với số trong các bước.

Phần 1. Cấu hình ban đầu

Phần này để làm gì: đặt các tham số mà mọi hóa đơn, hợp đồng và khoản thu về sau đều dựa vào. Làm một lần trước khi dùng, do Quản trị vận hành thực hiện. Sửa sau này vẫn được, nhưng thường chỉ áp dụng cho kỳ sau.

Cài đặt chung (Hệ thống › Cài đặt)

Tham số	Mặc định	Ảnh hưởng đến đâu
1 Tính VAT tiền thuê (%) / Tính VAT điện nước (%)	Tắt	Bật thì mỗi hóa đơn có thêm dòng VAT tính trên tiền thuê (hoặc điện nước) theo % đã nhập.
2 Ngày đến hạn trong tháng	5	Hạn trả của hóa đơn. Ví dụ = 5: hóa đơn kỳ 10/2026 (thu tiền nhà tháng 11) có hạn 05/11/2026. Nếu phát hành muộn hơn ngày đó thì hạn = ngày phát hành.
3 Số ngày ân hạn	3	Số ngày cho khách trả chậm trước khi hóa đơn chuyển sang Quá hạn. Hạn 5, ân hạn 3 → quá hạn từ ngày 9. Cùng ngày đó, hợp đồng nào có Phí trễ hạn sẽ được lập thêm một hóa đơn phí trễ hạn.
4 Số ngày báo trước khi trả phòng	30	Giá trị điền sẵn khi tạo hợp đồng mới (sửa được trong từng hợp đồng).
5 Số ngày giữ chỗ	7	Cọc giữ chỗ hết hiệu lực sau số ngày này nếu khách chưa ký hợp đồng.
6 Giảm giá tối đa không cần duyệt (%)	10	Giảm giá trên một hóa đơn trong hạn mức này được áp dụng ngay; vượt hạn mức phải chờ Quản trị duyệt.
7 Khoản chi từ mức này cần duyệt	5.000.000 đ	Khoản chi từ mức này trở lên vào trạng thái Chờ duyệt, chưa vào lãi lỗ cho tới khi được duyệt.
Tên người gửi email	(trống)	Tên hiện ở hộp thư của khách khi phần mềm gửi email. Để trống thì dùng tên đơn vị.
Khách xác nhận yêu cầu đã xong	Bật	Phiếu sửa chữa phải được khách xác nhận (không trả lời sau 3 ngày thì tự xác nhận).

Quy trình duyệt (bật / tắt)

Duyệt hợp đồng (mặc định tắt): Tắt, hợp đồng, hợp đồng thuê vào, phụ lục có hiệu lực ngay khi bấm Ghi nhận. Bật, nhân viên bấm Gửi, rồi Quản trị bấm Duyệt.
Duyệt các khoản tiền (mặc định bật): giảm giá vượt hạn mức, sửa chỉ số, quyết toán cọc, khoản chi trên ngưỡng, hủy / hoàn khoản thu, hoa hồng đều phải được Quản trị duyệt mới có hiệu lực.

Lưu ý quan trọng: Nếu tắt Duyệt các khoản tiền, các thay đổi về tiền có hiệu lực ngay khi nhân viên lưu. Chỉ tắt khi đơn vị nhỏ và một người làm tất cả.

Bảng giá điện nước

Vào Điện nước & hóa đơn › Bảng giá điện nước. Có Bảng giá chung của đơn vị và có thể đặt giá riêng cho từng tòa. Tòa không có giá riêng thì dùng giá chung.

Chọn phạm vi 1: Bảng giá chung của đơn vị hoặc tên một tòa.
Bấm + Thêm phiên bản giá 2.
Chọn Đồng hồ (Điện / Nước), Cách tính, nhập Đơn giá và Áp dụng từ kỳ, rồi bấm Lưu.

Thêm phiên bản giá — **Hình 1.4.** 1 Đồng hồ · 2 Cách tính · 3 Đơn giá · 4 Áp dụng từ kỳ (tháng).

Cách tính	Dùng cho	Công thức
Theo kWh	Điện	(Chỉ số mới − Chỉ số cũ) × Đơn giá
Theo m³	Nước có đồng hồ	(Chỉ số mới − Chỉ số cũ) × Đơn giá
Theo đầu người	Nước khoán	Đơn giá × Số người ở × Số ngày ở trong tháng ÷ Số ngày của tháng

Lưu ý: Giá mới chỉ áp dụng từ kỳ đã chọn trở đi. Hóa đơn đã phát hành không bao giờ bị tính lại. Không thêm được phiên bản cho tháng đã qua.

Chưa có: giá điện bậc thang (theo bậc của EVN). Hiện điện chỉ có một đơn giá cố định cho mỗi kWh.

Tài khoản nhận tiền và mã QR

Vào Hệ thống › Tài khoản nhận tiền. Tài khoản ở đây được in lên hóa đơn dưới dạng mã VietQR; khách quét mã là chuyển đúng số tiền và đúng nội dung (mã thanh toán của hóa đơn).

Bấm Thêm tài khoản.
Áp dụng cho: để trống là tài khoản mặc định cho cả đơn vị; chọn một tòa nếu tòa đó thu về tài khoản riêng.
Chọn Ngân hàng, nhập Số tài khoản và Chủ tài khoản (phần mềm tự đổi sang chữ in hoa không dấu), bấm Lưu.

Kỳ thu tiền, phí dịch vụ, mẫu in

Kỳ thu tiền đặt trong từng hợp đồng (ô Kỳ thanh toán: Tháng / Quý / Nửa năm / Năm). Xem Phần 4.
Phí dịch vụ (internet, vệ sinh, gửi xe…) khai báo trong từng hợp đồng ở mục Phí cố định, loại Dịch vụ / Gửi xe / Khác. Phí gửi xe theo đăng ký xe và phí thẻ ra vào được khai báo ở Tài sản › Bãi xe và Tài sản › Thẻ ra vào.
Mẫu thông báo gửi khách (email, cổng khách thuê, Zalo) ở Thông báo khách thuê › Thông báo › Mẫu thông báo.

Chưa có trong phần mềm:

Ngày lập hóa đơn tự động (vd. "tự tạo hóa đơn ngày 25"): Kế toán tự bấm Chạy tính tiền, thường vào đầu tháng sau khi chốt chỉ số. Xem mục 5.4.
Danh mục phí dịch vụ dùng chung: mỗi hợp đồng nhập phí riêng.
Chỉnh mẫu in hóa đơn: hóa đơn PDF dùng một mẫu cố định.
Sửa thông tin công ty trên màn hình: tên đơn vị lấy theo thông tin đăng ký với AIBAT.

Người dùng và quyền

Vào Hệ thống › Người dùng, bấm Thêm hoặc Sửa. Mỗi người chọn một hoặc nhiều Vai trò, các Tòa được phụ trách và Quyền bổ sung nếu cần (ví dụ cho xem lãi lỗ). Khi thêm mới, phần mềm hiện mật khẩu tạm một lần; hãy đưa cho nhân viên, họ phải đổi ở lần đăng nhập đầu.

Sửa người dùng — **Hình 1.7.** 1 Vai trò · 2 Tòa được phụ trách · 3 Quyền bổ sung.

Nhập dữ liệu có sẵn từ Excel

Đơn vị đã có danh sách phòng, khách, hợp đồng, công nợ ở Excel có thể nhập một lần qua Hệ thống › Nhập dữ liệu: bấm Tải mẫu ở từng dòng, điền dữ liệu, chọn các tệp rồi bấm Nhập dữ liệu.

Lưu ý: Chỉ cần một dòng lỗi là không dòng nào được nhập. Phần mềm liệt kê dòng, cột và lý do lỗi; sửa tệp rồi nhập lại.

Lưu ý / lỗi thường gặp

Chạy tính tiền báo lỗi "thiếu bảng giá": tòa chưa có giá điện / nước cho kỳ đó. Thêm phiên bản giá chung hoặc giá riêng của tòa.
Hóa đơn không có mã QR: chưa khai báo tài khoản nhận tiền mặc định.
Nhân viên không thấy tòa nào: chưa được chọn Tòa được phụ trách (hoặc quyền xem mọi tòa).

Phần 2. Tài sản: tòa nhà, tầng, phòng

Phần này để làm gì: khai báo nơi cho thuê theo đúng cấu trúc thực tế, để biết phòng nào trống, phòng nào đang cho thuê và gắn hợp đồng, chỉ số điện nước, thiết bị vào đúng phòng.

Quan hệ giữa các cấp

Mỗi cấp nằm trong cấp phía trên nó. Ô viền nét đứt là cấp không bắt buộc: chỉ dùng khi tòa có chia khu hoặc cho thuê theo giường.

Danh mục đầu tư

nhóm các tòa, vd "Danh mục Hà Nội"

Tòa nhà / tài sản

thuộc một Chủ sở hữu; có mã tài sản, địa chỉ

Khu / tòa con

tùy chọn, vd Khu A, Block B

Tầng

vd Tầng 1, Tầng 2

Căn / phòng

đơn vị cho thuê: giá niêm yết, diện tích, đồng hồ riêng

Giường

tùy chọn, khi cho thuê theo giường (co-living, ký túc)

Cách nhanh nhất: Tạo nhanh

Vào Tài sản › Tòa nhà / tài sản, bấm Tạo nhanh. Một màn hình tạo danh mục, tòa, tầng và phòng trong một lần.

Chọn (hoặc tạo mới) Danh mục 1 và Chủ sở hữu 2.
Nhập tên tòa ở Tòa nhà; bấm Thêm tòa nếu tạo nhiều tòa cùng lúc.
Nhập Số tầng 3, Số phòng mỗi tầng 4, Giá niêm yết mẫu mỗi phòng; giữ dấu chọn Phòng có đồng hồ điện, nước riêng nếu mỗi phòng có công tơ riêng.
Xem dòng Sẽ tạo … 5 (số tòa, tầng, phòng và tên phòng mẫu), đúng thì bấm Đồng ý 6.

**Hình 2.1.** Khởi tạo nhanh tòa, tầng, phòng.

Mẹo: Tạo nhanh xong, vào từng phòng để sửa giá và diện tích cho đúng. Thường nhanh hơn nhiều so với thêm từng phòng.

Danh mục, chủ sở hữu, tòa nhà

Tài sản › Danh mục đầu tư và Tài sản › Chủ sở hữu: bấm + Thêm, nhập tên, Lưu. Danh sách cho biết số phòng, tỷ lệ lấp đầy, tiền thuê mỗi tháng và còn nợ của từng nhóm.

Danh sách tòa nhà — **Hình 2.2.** 1 Tạo nhanh · 2 + Thêm tòa nhà · 3 Bấm vào một tòa để mở trang chi tiết.

Trang chi tiết tòa cho biết số khu / tầng, số phòng, phòng trống, tỷ lệ lấp đầy; nơi khai báo cấu trúc, xem sơ đồ phòng và lưu tài liệu pháp lý.

Bấm Thêm nhiều tầng.
Nhập Tên bắt đầu bằng (vd "Tầng"), Từ số và Đến số. Phần mềm hiện danh sách Sẽ tạo.
Bấm Lưu.

Quản lý hộ chủ nhà (chỉ Quản trị và Kế toán thấy): trang chi tiết tòa có mục ghi nhận hợp đồng quản lý cho chủ nhà (ngày bắt đầu, % phí quản lý, ngày quyết toán, tài khoản của chủ nhà). Quyết toán hằng tháng cho chủ nhà đang phát triển.

Căn / phòng

Vào Tài sản › Căn / phòng. Bấm + Thêm phòng để thêm từng phòng.

Lưu ý quan trọng: Đánh dấu Có đồng hồ riêng cho phòng có công tơ điện / đồng hồ nước riêng. Chỉ phòng có dấu này mới phải ghi chỉ số hằng tháng và được tính điện nước theo số. Thay đổi diện tích áp dụng từ kỳ sau.

Nút ⋯ (Thao tác) cuối mỗi dòng mở menu: Sửa, Đổi trạng thái, Lịch sử trạng thái, Thiết bị, Cọc giữ chỗ, Sơ đồ phòng.

Thao tác phòng — **Hình 2.6.** 1 Nút thao tác · 2 Đổi trạng thái · 3 Lịch sử trạng thái · 4 Cọc giữ chỗ.

Trạng thái phòng

Trạng thái	Nghĩa	Ai / cái gì đổi
Trống	Sẵn sàng cho thuê	Tự động sau khi dọn xong, hoặc đổi tay
Đã đặt	Có cọc giữ chỗ / hợp đồng chưa nhận phòng	Tự động
Đang cho thuê	Khách đã nhận phòng	Tự động khi bấm Nhận phòng
Sắp trả	Khách đã báo trả phòng	Tự động khi bấm Báo trả phòng
Quá hạn	Hết hợp đồng mà khách chưa trả phòng	Tự động
Chờ vệ sinh	Khách vừa trả phòng	Tự động khi bấm Trả phòng
Đang sửa · Khóa · Không thể cho thuê	Tạm không cho thuê; không đăng tin được	Đổi tay (Đổi trạng thái, ghi lý do)

Xem phòng trống của tất cả tòa nhà

Có hai cách:

Trên Dashboard, bấm dòng … phòng đang trống 1; phần mềm mở danh sách phòng của tất cả tòa và lọc sẵn trạng thái Trống.
Hoặc vào Tài sản › Căn / phòng, để ô tòa là Tất cả tòa nhà 1, bấm ô số Trống 2.
Bấm Theo tòa / tầng 3 để xem phòng trống nhóm theo từng tòa rồi từng tầng.

Phòng trống trên Dashboard — **Hình 2.7.** Lối tắt trên Dashboard.

Phòng trống mọi tòa — **Hình 2.8.** Phòng trống của mọi tòa, nhóm theo tòa / tầng.

Sơ đồ phòng

Tổng quan › Sơ đồ phòng hiện mỗi phòng là một ô màu theo trạng thái, kèm tên khách, giá, số nợ. Bấm vào ô để xem nhanh hợp đồng hoặc Tạo hợp đồng cho phòng trống.

Chi tiết phòng trên sơ đồ — **Hình 2.10.** Bấm vào ô phòng: hợp đồng hiện tại, còn nợ, thiết bị; nút **Xem hợp đồng**.

Thiết bị và các chức năng khác trong nhóm Tài sản

Thiết bị & đồ đạc: máy lạnh, giường, tủ… gắn vào phòng hoặc cả tòa; theo dõi tình trạng, bảo hành, khấu hao. Thiết bị trong phòng được dùng cho biên bản nhận / trả phòng.
Kiểm tra phòng: lên lịch kiểm tra định kỳ và xem báo cáo.
Bãi xe, Thẻ ra vào: khu để xe, phí gửi xe, đăng ký xe, cấp thẻ; phí tự vào hóa đơn hằng tháng.
Khóa thông minh, Cảm biến & van, Cổng thiết bị, Nhật ký cổng, Đồng hồ tự động: chỉ dùng khi tòa có lắp thiết bị kết nối; do Quản trị cấu hình.
Sửa chữa: phiếu sửa chữa từ nhân viên hoặc khách thuê, theo dõi trên bảng phiếu.

Lưu ý / lỗi thường gặp

Không tạo được hợp đồng cho phòng: phòng đang Đang sửa / Khóa / Không thể cho thuê, hoặc đã có hợp đồng còn hiệu lực. Mỗi phòng chỉ có một hợp đồng hiệu lực, trừ khi bật cho thuê theo giường.
Phòng không có trong danh sách ghi chỉ số: phòng chưa bật Có đồng hồ riêng.
Đặt tên phòng chỉ bằng số (vd 201); tên tòa và tầng đã có ở cấp trên.

Phần 3. Khách hàng

Phần này để làm gì: lưu hồ sơ khách thuê (người ở cùng, giấy tờ, liên hệ) và theo dõi khách tiềm năng từ lúc hỏi phòng tới lúc ký hợp đồng.

Phần mềm phân biệt Khách tiềm năng (người đang hỏi, đi xem phòng) và Khách thuê (người đã có hồ sơ để ký hợp đồng). Khách tiềm năng chỉ thành khách thuê khi có hợp đồng.

Danh sách và tìm khách thuê

Vào Khách thuê & hợp đồng › Khách thuê. Tìm theo Số điện thoại 1 hoặc Số CCCD/hộ chiếu 2 rồi bấm Tìm; hoặc gõ vào ô Lọc theo tên 3. Danh sách cho biết khách đang thuê phòng nào, còn nợ bao nhiêu, mấy người ở cùng và mấy xe.

**Hình 3.1.** Danh sách khách thuê; 4 + Thêm khách thuê.

Thêm khách thuê

Bấm + Thêm khách thuê.
Bấm Quét CCCD 1 để đọc thông tin từ ảnh căn cước (hoặc nhập tay).
Nhập Tên 2, Số điện thoại 3, Số CCCD/hộ chiếu 4; thêm Quốc tịch, Ngày sinh, Giới tính, Email, Địa chỉ thường trú nếu có.
Ở Người ở cùng 5 và Phương tiện 6, bấm Thêm cho từng người / từng xe (biển số, loại xe). Điền Người liên hệ khẩn cấp.
Bấm Lưu.

Lưu ý: Số điện thoại và số giấy tờ là "chìa khóa" để tìm khách khi lập hợp đồng và khi thu tiền. Nhập đúng, không có dấu cách.

Hồ sơ khách: tổng quan 360, giấy tờ, tạm trú

Bấm tên khách để mở hồ sơ. Ở đây có:

Tổng quan khách thuê (360) 2: các hợp đồng, phòng đã ở, mọi hóa đơn và trạng thái, các khoản đã trả (kèm Số phiếu thu), công nợ đầu kỳ, tiền dư.
Ảnh giấy tờ tùy thân 3: phải bấm Ghi nhận đồng ý lưu ảnh trước khi Tải lên; ảnh tự xóa sau ngày ghi ở cột Xóa sau ngày.
Tạm trú: dữ liệu khai báo để chép sang VNeID, In tờ khai CT01, tải ảnh xác nhận.

Mẹo: Menu Khách thuê & hợp đồng › Tạm trú liệt kê mọi khách cần khai báo, có nút Xuất file khai báo lưu trú và Đánh dấu đã khai báo.

Khách tiềm năng: theo dõi theo trạng thái (kéo thả)

Vào Kinh doanh › Khách tiềm năng. Mỗi khách là một thẻ trên bảng nhiều cột: Mới → Đã liên hệ → Đã xem phòng → Đàm phán → Đặt cọc → Ký hợp đồng → Đã vào ở (hoặc Không thuê).

Bảng khách tiềm năng — **Hình 3.4.** 1 + Thêm khách tiềm năng · 2 Một cột trạng thái · 3 Thẻ khách (bấm để mở, kéo để đổi cột).

Bấm + Thêm khách tiềm năng, nhập Họ tên, Số điện thoại, Nguồn (bắt buộc), ngân sách, ngày dự kiến vào ở, nhu cầu; bấm Lưu. Khách vào cột Mới.
Khi gọi được khách, xem phòng xong… kéo thẻ sang cột tương ứng (từ Mới tới Đàm phán).
Bấm vào thẻ để ghi Cuộc gọi / Ghi chú vào Lịch sử chăm sóc, Hẹn xem phòng, Nhận cọc giữ chỗ hoặc Tạo hợp đồng.

Chi tiết khách tiềm năng — **Hình 3.5.** 1 Nhận cọc giữ chỗ · 2 Tạo hợp đồng · 3 Lịch sử chăm sóc.

Các cột Đặt cọc, Ký hợp đồng, Đã vào ở tự cập nhật khi có tiền cọc và hợp đồng; không kéo tay vào các cột này được. Khách không thuê nữa: bấm Khách không thuê và chọn lý do.

Lưu ý / lỗi thường gặp

Báo trùng số điện thoại khi thêm khách tiềm năng: số đó đang có một thẻ chưa đóng; mở thẻ cũ để chăm sóc tiếp.
Nhập nhiều khách tiềm năng một lúc: Nhập từ Excel → Tải file mẫu. Dòng trùng hoặc sai sẽ được bỏ qua và báo lý do.

Phần 4. Hợp đồng

Phần này để làm gì: lập hợp đồng cho phòng trống, thu cọc, giao phòng, và xử lý mọi thay đổi trong thời gian thuê cho tới khi trả phòng và quyết toán cọc.

Vòng đời một hợp đồng

Nháp→(Chờ duyệt)→Kích hoạt→Ghi nhận tiền cọc 100%→Nhận phòng + chỉ số đầu→… các tháng thuê …→Báo trả phòng→Trả phòng + chỉ số cuối→Hóa đơn cuối→Quyết toán cọc

Tạo hợp đồng từ phòng trống

Mở form hợp đồng mới từ một trong ba chỗ: Khách thuê & hợp đồng › Hợp đồng thuê › + Hợp đồng mới; Sơ đồ phòng → bấm ô phòng trống → Tạo hợp đồng; hoặc thẻ khách tiềm năng → Tạo hợp đồng.

**Hình 4.0.** Danh sách hợp đồng: 1 tìm theo phòng / khách · 2 + Hợp đồng mới · 3 một hợp đồng (thời hạn, còn bao nhiêu ngày, tiền thuê, cọc, trạng thái).

Chọn Tòa nhà 1 (và Khu / tầng nếu muốn lọc), rồi Căn 2. Ô xanh bên dưới xác nhận trạng thái phòng và giá niêm yết.
Ở Khách thuê 3, gõ số điện thoại hoặc số giấy tờ rồi chọn khách (thêm khách trước ở Phần 3 nếu chưa có). Nhiều người thuê chung thì chọn nhiều khách và đánh dấu người đại diện.
Chọn Ngày bắt đầu 4, Ngày kết thúc, Cách tính tiền thuê (Cố định / Tăng hằng năm / Theo diện tích / Theo số người).
Nhập Tiền thuê 5 (điền sẵn bằng giá niêm yết), Tiền cọc theo 6 (1 tháng / 2 tháng / Số cố định), Kỳ thanh toán 7 (Tháng / Quý / Nửa năm / Năm).
Nếu cần: Số ngày báo trước, Phí trễ hạn, Giảm giá mỗi kỳ, Số tháng miễn tiền thuê.
Ở Phí cố định 8, bấm Thêm cho mỗi dịch vụ đi kèm (tên, loại, số tiền mỗi tháng), vd Internet 100.000, Vệ sinh chung 50.000, Gửi xe máy 150.000.
Bấm Lưu 9. Hợp đồng ở trạng thái Nháp.

Lưu ý quan trọng: Có giảm giá, miễn tiền thuê, cọc dưới 1 tháng hay điều khoản bổ sung thì đó là điều khoản đặc biệt; nếu bật Duyệt hợp đồng, hợp đồng phải được Quản trị duyệt.

Ký, kích hoạt, nhận cọc, giao phòng

Mở hợp đồng nháp, bấm Tải bản scan đã ký và chọn tệp PDF / ảnh hợp đồng có chữ ký.
Bấm Ghi nhận (hoặc Gửi nếu đang bật duyệt; Quản trị bấm Duyệt), rồi Kích hoạt: nhập Ngày dự kiến nhận phòng và Số người ở. Phần mềm tạo tài khoản cổng khách thuê và hiện mật khẩu tạm một lần để đưa cho khách.
Ở mục Cọc và nhận/trả phòng, bấm Ghi nhận tiền cọc: số tiền, ngày nhận, hình thức. Có thể thu cọc nhiều lần, nhưng không vượt số cọc thỏa thuận.
Khi đã nhận đủ 100% cọc, bấm Nhận phòng: chọn ngày và nhập Chỉ số điện, Chỉ số nước lúc bàn giao (chỉ số đầu kỳ).

Bấm Nhận phòng thì phần mềm tự làm: phòng chuyển Đang cho thuê; lưu chỉ số đầu kỳ; phát hành ngay hóa đơn đầu tiên gồm tiền thuê và phí từ ngày vào ở tới hết tháng (tính theo ngày nếu vào giữa tháng), hạn trả = ngày nhận phòng. Xem Phần 5.

Chi tiết hợp đồng — **Hình 4.2.** Hợp đồng đang hiệu lực: 1 Lập hóa đơn kỳ… (hóa đơn riêng cho hợp đồng này) · 2 Báo trả phòng · 3 Chấm dứt sớm.

Cọc, nhận trả phòng, phụ lục — **Hình 4.3.** Phần dưới trang hợp đồng: 1 Cọc và nhận/trả phòng · 3 Trả phòng · 4 Phụ lục, gia hạn và phiên bản · 5 Tạo phụ lục · 6 Gia hạn.

Trong thời gian thuê: thay đổi giá, số người, gia hạn

Thay đổi giá / ngày kết thúc / điều khoản: bấm Tạo phụ lục, chọn Hiệu lực từ, chỉ điền những điều khoản thay đổi (vd Tiền thuê mới), Lưu. Khi bật duyệt, phụ lục chờ Quản trị duyệt; trong lúc chờ, điều khoản cũ vẫn áp dụng.
Thêm / bớt người ở: bấm Đổi số người ở; áp dụng từ kỳ hóa đơn kế tiếp (ảnh hưởng nước tính theo đầu người, tiền thuê theo số người).
Gia hạn: bấm Gia hạn, phần mềm tạo hợp đồng nháp mới cho cùng phòng, giữ khách và điều khoản hiện tại; sửa giá / thời hạn rồi kích hoạt như hợp đồng mới. Hợp đồng cũ chuyển Đã gia hạn. Menu Kinh doanh › Gia hạn liệt kê hợp đồng còn ≤ 60 ngày và giúp gửi đề nghị gia hạn.

**Hình 4.4.** Tạo phụ lục: 1 Hiệu lực từ · 2 Tiền thuê mới · 3 Ngày kết thúc mới.

Chuyển phòng: phần mềm chưa có nút chuyển phòng riêng. Cách làm hiện nay: Báo trả phòng và Trả phòng ở phòng cũ, rồi lập hợp đồng mới cho phòng mới; tiền cọc xử lý qua quyết toán cọc của hợp đồng cũ.

Trả phòng, hóa đơn cuối và quyết toán cọc

Khi khách báo, bấm Báo trả phòng: nhập Ngày báo và Ngày dự kiến trả phòng. Phòng chuyển Sắp trả.
Ngày khách đi, bấm Trả phòng 1: chọn ngày, nhập Chỉ số điện 2 và Chỉ số nước 3 lúc trả, bấm Lưu 4.
Phần mềm phát hành hóa đơn cuối và chuyển phòng sang Chờ vệ sinh. Mọi thẻ, khóa, quyền ra vào của khách bị thu hồi.
Ở mục Quyết toán cọc, bấm Lập quyết toán; thêm các khoản trừ (hư hỏng, vệ sinh…; có thể đưa vào từ gợi ý của biên bản trả phòng), rồi Duyệt quyết toán.
Khi đã trả lại tiền cho khách, bấm Ghi nhận đã hoàn cọc.

Sau khi trả phòng — **Hình 4.6.** Hợp đồng sau khi trả phòng: 2 mục Quyết toán cọc · 3 Lập quyết toán.

**Hình 4.7.** Quyết toán cọc: 1 Tiền cọc · 2 Tổng khoản trừ · 3 Số hoàn lại · 4 Thêm khoản trừ · 5 Duyệt quyết toán.

Công thức quyết toán: Số hoàn lại = Tiền cọc + Tiền dư (nếu có) − Tổng khoản trừ − Số khách còn nợ. Nếu ra số âm, khách còn phải trả thêm. Chỉ hoàn cọc sau khi có hóa đơn cuối và quyết toán đã được duyệt.

Lưu ý quan trọng: trả phòng trước ngày kết thúc hợp đồng = khách chấm dứt sớm, mất cọc. Dù khách đã báo trả phòng, nếu ngày trả phòng sớm hơn Ngày kết thúc của hợp đồng, phần mềm tự chuyển hợp đồng sang Đã chấm dứt với lý do "Trả phòng trước hạn" và quyết toán ghi "Khách chấm dứt sớm: mất cọc". Khách chỉ được hoàn phần tiền dư (vd tiền nhà đã trả trước cho những ngày sau khi đi). Nếu đơn vị đồng ý cho khách đi sớm mà vẫn hoàn cọc, hãy làm phụ lục rút ngắn Ngày kết thúc (hoặc Chấm dứt sớm với bên chấm dứt là Bên cho thuê) trước khi bấm Trả phòng.

Ví dụ thật trong ảnh: khách thuê 3.000.000 đ/tháng, cọc 3.000.000 đ, hợp đồng tới 31/07/2027, trả phòng 21/10/2026. Hóa đơn cuối gồm điện 75 kWh (285.000 đ), nước 3 m³ (75.000 đ) và dòng Trừ tiền thuê và phí đã thu sau ngày kết thúc −1.016.129 đ (tiền tháng 10 đã thu trước cho 10 ngày cuối tháng). Hóa đơn cuối = 0, khoản dư 656.129 đ chuyển vào quyết toán. Vì trả trước hạn nên cọc 3.000.000 đ bị mất, số hoàn lại 656.129 đ.

Chấm dứt sớm, bỏ đi không báo

Chấm dứt sớm: nhập Ngày chấm dứt và Bên chấm dứt. Khách thuê (mất cọc): khách tự ý chấm dứt, cọc không được hoàn. Bên cho thuê: cọc quyết toán như bình thường. Sau đó vẫn bấm Trả phòng để chốt chỉ số.
Bỏ đi không báo: hợp đồng chấm dứt do khách, mất cọc, phòng chuyển Chờ vệ sinh; chỉ số cuối không bắt buộc.

Lưu ý / lỗi thường gặp

Không bấm được Nhận phòng: chưa nhận đủ 100% tiền cọc, hoặc phòng có thiết bị mà chưa hoàn tất biên bản nhận phòng (mục Bàn giao).
Trả phòng sớm hơn ngày kết thúc: phải có Báo trả phòng (hoặc chấm dứt) trước; và khách sẽ mất cọc (xem lưu ý ở trên).
Sau khi trả phòng, các nút Nhận phòng / Trả phòng / Bỏ đi không báo vẫn hiện trên hợp đồng đã chấm dứt; không bấm lại.
Quên nhập chỉ số khi nhận phòng: phòng có đồng hồ riêng thì phần mềm bắt buộc nhập; đọc số trên công tơ ngay lúc bàn giao.

Phần 5. Điện nước và Hóa đơn

Phần này để làm gì: hiểu vì sao tiền nhà thu trước mà điện nước thu sau, rồi làm đúng chu trình hằng tháng: ghi chỉ số → chạy tính tiền → kiểm tra, phát hành → gửi khách → thu tiền → theo dõi công nợ.

5.1 Nguyên lý: trả trước tiền nhà, trả sau tiền điện nước

Hãy nghĩ như đi thuê nhà ngoài đời:

Tiền nhà biết trước con số (giá ghi trong hợp đồng), nên khách trả trước cho tháng sắp ở.
Tiền điện, nước chỉ biết khi hết tháng đọc công tơ, nên khách trả sau cho tháng vừa dùng.

Vì vậy mỗi hóa đơn hằng tháng gộp hai thứ thuộc hai tháng khác nhau. Phần mềm gọi tên hóa đơn theo tháng điện nước:

Hóa đơn kỳ 10/2026 · Thường kỳ

Phát hành 01/11/2026 · Hạn 05/11/2026

Tiền thuê tháng 11 (trả trước)3.700.000

Internet, Vệ sinh chung tháng 11150.000

Điện tháng 10: 110 kWh × 3.800418.000

Nước tháng 10: 4 m³ × 25.000100.000

Tổng tiền4.368.000

Vì sao "kỳ 10" mà lại có tiền thuê tháng 11?

Đầu tháng 11, ta mới có chỉ số điện nước cuối tháng 10. Lúc đó lập hóa đơn để thu luôn tiền nhà tháng 11 (trả trước) cùng điện nước tháng 10 (đã dùng).

Trên danh sách hóa đơn, cột Kỳ ghi 10/2026 và ngay dưới có dòng nhỏ Thuê T11/2026. Trong trang hóa đơn, tiêu đề ghi rõ "Tiền thuê tháng 11/2026 (trả trước) · Điện nước tháng 10/2026".

Hóa đơn thường kỳ — **Hình 5.1.** Một hóa đơn thật: 5 tiêu đề ghi rõ hai tháng · 2 Tiền thuê tháng sau · 3 Điện tháng trước · 4 Nước tháng trước.

5.2 Dòng thời gian một khách thuê (ví dụ)

Khách vào ở 01/10, giá thuê 3.700.000 đ/tháng, cọc 1 tháng, phí Internet + vệ sinh 150.000 đ/tháng. Cài đặt: Ngày đến hạn = 5, Ân hạn = 3.

Tháng 10

Tháng 11

… Tháng cuối (khi trả phòng)

01/10 · Ký hợp đồng, nhận cọcGhi nhận tiền cọc 3.700.000 (phải đủ 100%).

01/10 · Nhận phòngGhi chỉ số đầu: điện 1.419, nước 147. Phần mềm tự phát hành hóa đơn đầu tiên: tiền nhà + phí tháng 10, hạn ngay ngày 01/10.

31/10 · Chốt chỉ số tháng 10Ghi chỉ số cuối tháng: điện 1.529, nước 151.

01/11 · Chạy tính tiền, tháng điện nước = 10/2026Ra hóa đơn kỳ 10/2026 = tiền nhà + phí tháng 11 + điện nước tháng 10. Kiểm tra rồi Phát hành.

Khách thanh toán (hạn 05/11)Quét QR / chuyển khoản / tiền mặt → ghi nhận, xác nhận, đối soát.

09/11 · Nếu chưa trả đủHóa đơn chuyển Quá hạn (05/11 + 3 ngày ân hạn).

30/11 · Chốt chỉ số tháng 11Lặp lại chu trình: 01/12 lập hóa đơn kỳ 11 (nhà tháng 12 + điện nước tháng 11).

Tiền nhà tháng cuốiĐã thu trước trong hóa đơn của tháng trước đó.

Ngày trả phòng · Trả phòng + chỉ số cuốiPhần mềm phát hành hóa đơn cuối: điện nước từ chỉ số chốt gần nhất tới chỉ số lúc trả; tiền nhà/phí chưa thu (nếu có); trừ lại tiền nhà đã thu trước cho những ngày sau khi hợp đồng kết thúc.

Quyết toán cọcHoàn = cọc + tiền dư − khoản trừ − số khách còn nợ. Trả phòng trước ngày kết thúc hợp đồng thì khách mất cọc (xem Phần 4).

Tiền nhà (trả trước)Điện nước (trả sau)Tiền vàoMốc cần chú ý

5.3 Bảng ví dụ tính tiền

Hóa đơn kỳ 10/2026 của phòng 101 (Tòa A), giá điện 3.800 đ/kWh, nước 25.000 đ/m³:

Khoản	Chỉ số cũ (cuối tháng 9)	Chỉ số mới (cuối tháng 10)	Tiêu thụ	Đơn giá	Thành tiền
Tiền thuê tháng 11					3.700.000
Internet tháng 11					100.000
Vệ sinh chung tháng 11					50.000
Điện tháng 10	1.419	1.529	110 kWh	3.800	418.000
Nước tháng 10	147	151	4 m³	25.000	100.000
Tổng tiền hóa đơn					4.368.000

Công thức chung: Tổng = Tiền thuê + Điện nước + Phí dịch vụ + Gửi xe + Phạt + Khác − Giảm giá (cộng VAT nếu bật).

Mẹo: Chỉ số mới của tháng này sẽ tự thành chỉ số cũ của tháng sau; bạn chỉ cần nhập chỉ số mới.

5.4 Ghi và chốt chỉ số điện nước

Làm vào cuối tháng (hoặc 1–2 ngày đầu tháng sau) cho mọi phòng có đồng hồ riêng. Vào Điện nước & hóa đơn › Chỉ số điện nước.

Phòng thiếu chỉ số — **Hình 5.2.** 1 Chọn tòa · 2 Kỳ (tháng) · 3 Tiến độ: số phòng còn thiếu, số đã nhập, số bất thường · 4 Tab Thiếu chỉ số · 5 Chỉ số cũ (tự điền) · 6 Ô nhập chỉ số mới.

Ghi hàng loạt cả tòa (cách nên dùng)

Chọn tòa 1 và kỳ 2 (tháng cần chốt).
Ở tab Thiếu chỉ số, nhập chỉ số Mới của điện và nước cho từng phòng. Cột Tiêu thụ tự tính ngay để bạn soát (vd 110 kWh).
Nhập xong một loạt, bấm Lưu tất cả (n phòng) 4 ở góc trên. Muốn lưu riêng một phòng thì bấm Lưu 3 ở dòng đó (hoặc nhấn Enter); các số đã gõ ở phòng khác vẫn giữ nguyên.
Kiểm tra tab Đã ghi: mọi chỉ số của tháng, người ghi, thời điểm. Bấm Xuất Excel nếu cần lưu.

Đang nhập chỉ số — **Hình 5.3.** Đang nhập: 1 chỉ số mới · 2 tiêu thụ tự tính · 3 Lưu một phòng · 4 Lưu tất cả.

Chỉ số đã ghi — **Hình 5.4.** Tab 1 Đã ghi · 2 Xuất Excel · 3 bấm số phòng để xem lịch sử 12 tháng.

Lưu ý quan trọng: Thiếu chỉ số của phòng nào thì hóa đơn của phòng đó không phát hành được. Hãy ghi đủ trước khi chạy tính tiền, hoặc ít nhất trước khi phát hành.

Ghi trên điện thoại

Có thể đi từng phòng và ghi bằng điện thoại: đăng nhập trình duyệt trên điện thoại, mở cùng trang. Danh sách giống trên máy tính.

Ghi chỉ số trên điện thoại — **Hình 5.5.** Trên điện thoại: 1 chọn tòa · 2 bảng phòng.

Lưu ý trên điện thoại: bảng rộng hơn màn hình. Ô nhập Cũ / Mới nằm ở giữa bảng: hãy vuốt ngang trên bảng để thấy ô nhập, rồi bấm Lưu ở cột cuối.

Mẹo: Dùng ô Tìm phòng hoặc khu / tầng để chỉ hiện phòng đang đứng trước mặt, đỡ phải cuộn.

Chỉ số nhỏ hơn tháng trước (bất thường)

Nếu số mới nhỏ hơn số cũ, phần mềm cảnh báo trước khi lưu:

Cảnh báo chỉ số thấp — **Hình 5.6.** 1 Nội dung cảnh báo · 2 Sửa lại (nếu gõ nhầm) · 3 Vẫn lưu (nếu công tơ đã thay hoặc quay về 0).

Gõ nhầm: bấm Sửa lại và nhập lại.
Công tơ thật sự đã thay / quay về 0: bấm Vẫn lưu. Chỉ số vào tab Bất thường; mở tab đó, bấm Sửa chỉ số để nhập số tiêu thụ đúng. Quản trị duyệt xong mới tính tiền được.

Tab bất thường — **Hình 5.7.** Tab 1 Bất thường · 2 chỉ số cần xử lý · 3 Sửa chỉ số.

Xem lịch sử và sửa chỉ số đã ghi

Ở tab Đã ghi, bấm số phòng để xem Lịch sử chỉ số các tháng (cũ, mới, tiêu thụ, người ghi, các lần sửa). Phát hiện ghi sai: bấm Sửa ở dòng đó, nhập Chỉ số đúng và Lý do, bấm Lưu.

Sửa chỉ số đã ghi — **Hình 5.9.** 1 Chỉ số đang dùng · 2 Chỉ số đúng · 3 Lý do.

Sửa chỉ số của tháng đã có hóa đơn: hóa đơn đã phát hành giữ nguyên. Sau khi Quản trị duyệt, phần chênh lệch (thêm hoặc bớt) thành một dòng điều chỉnh trên hóa đơn kỳ sau, tính theo đơn giá của tháng bị sai. Màn hình duyệt báo rõ tiền chênh lệch đi đâu.

5.5 Lập hóa đơn: từng hợp đồng và hàng loạt

Hàng loạt cho cả đơn vị: Chạy tính tiền

Làm một lần mỗi tháng, sau khi đã chốt chỉ số. Vào Điện nước & hóa đơn › Hóa đơn.

Bấm Chạy tính tiền 2 ở góc phải.
Ở ô Tháng điện nước, chọn tháng vừa chốt chỉ số. Ví dụ đầu tháng 11 thì chọn 10/2026. Đọc câu giải thích phía trên: "Tính tiền thuê tháng sau (trả trước) và điện nước của tháng đã chọn cho mọi hợp đồng".
Bấm Chạy tính tiền. Đợi kết quả: Hợp đồng xét, Hóa đơn đã lập, Đã có từ trước (không lập trùng), Lỗi.

**Hình 5.10.** 1 Giải thích · 2 Tháng điện nước · 3 Chạy tính tiền.

Kết quả chạy tính tiền — **Hình 5.11.** Kết quả một lần chạy.

Lưu ý quan trọng: Chọn tháng điện nước, không phải tháng của tiền nhà. Chọn nhầm 11/2026 vào đầu tháng 11 sẽ lập hóa đơn tiền nhà tháng 12 và điện nước tháng 11 (chưa có chỉ số). Chạy lại nhiều lần không bị trùng: hợp đồng nào đã có hóa đơn kỳ đó sẽ được bỏ qua.

Hóa đơn vừa lập ở trạng thái Nháp: khách chưa thấy, còn sửa được.

**Hình 5.12.** Danh sách hóa đơn: 1 Kỳ · 2 Chạy tính tiền · 3 Tổng tiền, đã thu, còn phải thu, quá hạn · 4 Lọc theo trạng thái · 5 Kỳ và tháng thuê ("Thuê T10/2026") · 6 Ngày phát hành, hạn, số ngày trễ.

Riêng một hợp đồng: Lập hóa đơn kỳ…

Trong trang hợp đồng, bấm Lập hóa đơn kỳ…, chọn tháng điện nước, bấm Lập hóa đơn. Quy tắc tính giống hệt chạy hàng loạt, không lập trùng kỳ đã có. Dùng khi hợp đồng bị lỗi ở lần chạy chung hoặc cần lập sớm.

5.6 Kiểm tra và phát hành

Lọc trạng thái Nháp, mở từng hóa đơn.
Soát các dòng: tiền thuê, phí, điện nước. Cần thêm phạt / khoản khác: bấm Thêm dòng 1 (bắt buộc ghi lý do). Giảm cho khách: bấm Giảm giá 2 (trong hạn mức thì áp dụng ngay, vượt hạn mức chờ Quản trị duyệt). Dòng thừa: bấm Xóa.
Bấm Phát hành 3. Phần mềm tính lại điện nước theo chỉ số mới nhất, cấp mã thanh toán, đặt ngày phát hành và hạn trả, tự trừ tiền dư của khách (nếu có).

**Hình 5.13.** Hóa đơn nháp: 1 Thêm dòng · 2 Giảm giá · 3 Phát hành · 4 Các dòng.

Nếu phòng còn thiếu chỉ số, phát hành bị từ chối:

Hóa đơn đã phát hành — **Hình 5.15.** Sau khi phát hành: 1 ngày phát hành, mã thanh toán, hạn trả · 2 khối chuyển khoản / mã VietQR · 3 dòng điện được tính · 4 Gửi cho khách.

Chưa có: nút phát hành hàng loạt. Sau khi chạy tính tiền, mỗi hóa đơn nháp phải mở ra và bấm Phát hành riêng. Ô chọn ở đầu mỗi dòng của danh sách hiện chỉ dùng cho Cấp mã thanh toán.

5.7 Gửi hóa đơn cho khách

Gửi cho khách: mở trang Thông báo với hóa đơn đã chọn; gửi qua cổng khách thuê, email (khách có email), Zalo (nếu đã cấu hình kênh).
Tải PDF / In: hóa đơn A4 có mã VietQR để in dán hoặc gửi ảnh.
Sao chép link: đường dẫn để khách mở hóa đơn trên cổng khách thuê; dán vào tin nhắn.

Mẹo: Dặn khách giữ nguyên nội dung chuyển khoản (mã bắt đầu bằng TT, vd TT7XTVCN). Khi nhập sao kê, phần mềm nhận ra mã và tự ghi nhận khoản thu cho đúng hóa đơn. Hóa đơn cũ chưa có mã: chọn chúng ở danh sách rồi bấm Cấp mã thanh toán (n), hoặc bấm Cấp mã thanh toán trong từng hóa đơn.

5.8 Thu tiền chi tiết

Khoản thu đi qua những bước nào

Ghi nhận → Chờ xác nhận→Kế toán Xác nhận → Đã xác nhận (trừ vào nợ)→Đối soát với sổ / sao kê → Đã đối soát + số phiếu thu PT-năm-số

Hóa đơn tự đổi trạng thái theo số đã trả: Đã phát hành → Trả một phần → Đã trả; quá hạn mà chưa đủ thì Quá hạn.

Thu tiền mặt / chuyển khoản ghi tay

Mở hóa đơn, bấm Thu tiền. Phần mềm chuyển sang trang Thu tiền & công nợ, chọn sẵn khách và điền sẵn số còn nợ. (Hoặc vào Thu chi › Thu tiền & công nợ, tìm khách theo SĐT / số giấy tờ, bấm + Ghi nhận khoản thu.)
Sửa Số tiền 1 đúng số khách đưa, chọn Hình thức 2 (Tiền mặt / Chuyển khoản / QR / Ví điện tử), Ngày trả 3. Chuyển khoản thì ghi Nội dung chuyển khoản 4 và đính kèm Chứng từ 5 (ảnh màn hình chuyển khoản).
Bấm Lưu 6. Khoản thu ở trạng thái Chờ xác nhận.
Kế toán kiểm tra tiền đã vào quỹ / tài khoản, bấm Xác nhận. Phần mềm trừ tiền vào nợ.
Khi đối chiếu sổ cuối ngày / cuối tháng, bấm Đối soát ở từng khoản; phần mềm cấp số phiếu thu.

**Hình 5.16b.** Thu tiền trên điện thoại: 1 tìm khách theo SĐT / giấy tờ rồi ghi nhận khoản thu.

**Hình 5.17.** 1 Khoản thu vừa ghi, Chờ xác nhận · 2 Xác nhận.

**Hình 5.18.** Sau khi xác nhận: 1 Đã trừ vào nợ (số tiền, số khoản nợ) · 2 Đối soát.

Các tình huống tiền

Tình huống	Phần mềm xử lý thế nào	Bạn cần làm
Trả đủ	Hóa đơn chuyển Đã trả.	Ghi nhận → Xác nhận → Đối soát.
Trả thiếu (trả nhiều lần)	Hóa đơn chuyển Trả một phần, phần còn lại vào công nợ / tuổi nợ, vẫn có thể quá hạn.	Mỗi lần khách trả, ghi nhận một khoản thu với đúng số tiền lần đó.
Trả dư	Phần dư thành Tiền dư của khách (cột Tiền dư); tự trừ vào hóa đơn tiếp theo khi hóa đơn đó được phát hành. Khi trả phòng, tiền dư đi vào quyết toán cọc.	Ghi nhận đúng số khách chuyển, không cần tách.
Trả gộp nhiều kỳ	Một khoản thu được trừ cho hóa đơn được chọn trước, rồi tới các hóa đơn cũ nhất trước; còn dư thành tiền dư.	Ghi nhận một khoản thu với tổng số tiền.
Chuyển khoản qua QR / có mã TT…	Nhập sao kê là phần mềm tự ghi nhận, xác nhận và đối soát luôn.	Nhập sao kê định kỳ (mục dưới).
Ghi nhầm khoản thu	Không sửa / xóa trực tiếp được.	Ở dòng khoản thu, bấm ⋯ → Từ chối khoản thu (chưa nhận được tiền) hoặc Hoàn tiền (đã trả lại khách). Quản trị duyệt ở tab Chờ duyệt hủy/hoàn; khoản thu bị hủy toàn bộ, nợ quay lại.

Đối soát chuyển khoản bằng sao kê ngân hàng

Cách nhanh nhất để ghi nhận hàng chục khoản chuyển khoản một lúc. Vào Thu chi › Sao kê ngân hàng.

Tải file sao kê (Excel .xlsx hoặc CSV) từ ứng dụng ngân hàng.
Chọn Tài khoản nhận tiền 1, chọn file 2, bấm Đọc file 3.
Phần mềm hiện 30 dòng đầu và các ô Cột trong file. Kiểm tra kỹ từng ô: Ngày, Số tiền ghi có, Nội dung, Số tham chiếu phải trỏ đúng cột trong file. Chọn lại nếu sai. Lần sau phần mềm nhớ cách chọn cột cho ngân hàng này.
Bấm Nhập sao kê.
Xem kết quả: khoản có mã thanh toán của một hóa đơn chưa trả → Đã ghi nhận (đã xác nhận và đối soát). Khoản không có mã → Dòng chưa khớp.
Với từng dòng chưa khớp: bấm Gán cho khách, tìm khách theo SĐT / CCCD, chọn hóa đơn (để trống thì trừ vào hóa đơn cũ nhất), bấm Ghi nhận. Khoản không phải tiền phòng: bấm Bỏ qua và ghi lý do.

Cột sao kê do phần mềm đoán — **Hình 5.20a.** Ví dụ phần mềm **đoán sai**: ô **Số tiền ghi có** đang trỏ vào cột "Noi dung" và ô **Nội dung** trỏ vào cột "So tien ghi co". Nhập luôn thì không dòng nào được ghi nhận.

Chọn cột sao kê — **Hình 5.20.** Kiểm tra cột: 1 Ngày · 2 Số tiền ghi có · 3 Nội dung · 4 Số tham chiếu · 5 Nhập sao kê.

Kết quả nhập sao kê — **Hình 5.21.** Kết quả: 2 khoản tự ghi nhận nhờ mã, 1 khoản chưa khớp. 1 Dòng chưa khớp · 2 Gán cho khách · 3 Bỏ qua · 4 Kết quả từng dòng.

Lưu ý: Cột Gợi ý chỉ dựa trên số tiền trùng với một khoản nợ; phần mềm không tự ghi nhận các dòng này. Luôn kiểm tra đúng người trước khi gán. Nhập lại cùng file không bị trùng (các dòng đã nhập được báo là Trùng (đã nhập)).

Theo dõi công nợ và hóa đơn quá hạn

Thu tiền và công nợ — **Hình 5.22.** 1 Còn phải thu, nợ quá hạn, số khách đang nợ, khoản thu chờ xác nhận · 2 Tìm khách để ghi nhận · 3 Lọc khoản thu theo trạng thái · 4 Lọc Chờ xác nhận.

Tab Tuổi nợ: nợ của từng khách chia theo chưa đến hạn, quá hạn 0–7 ngày, 8–30 ngày, trên 30 ngày, kèm nút Thu tiền.
Tab Nhắc nợ: các khoản sắp đến hạn 3 ngày, đến hạn hôm nay, quá hạn 3 ngày, quá hạn 7 ngày để gọi / nhắn khách.
Dashboard và Hóa đơn (lọc Quá hạn) cho biết số ngày trễ của từng hóa đơn.

**Hình 5.23.** Tuổi nợ: 1 tab · 2 bảng tuổi nợ · 3 Thu tiền.

**Hình 5.23b.** Tab 1 Nhắc nợ: các khoản đến mốc nhắc trong ngày.

Hủy hoặc sửa hóa đơn sai

Hóa đơn đang ở	Cách sửa
Nháp	Sửa thẳng: Thêm dòng, Giảm giá, Xóa dòng; sửa chỉ số rồi phát hành (điện nước được tính lại khi phát hành). Có thể Hủy hóa đơn.
Đã phát hành, Quá hạn (chưa thu đồng nào)	Hủy hóa đơn (cần quyền hủy hóa đơn), rồi Lập hóa đơn thay thế: phần mềm tạo hóa đơn nháp mới, tính lại theo dữ liệu hiện tại.
Trả một phần, Đã trả	Không hủy được. Hủy / hoàn khoản thu trước (Quản trị duyệt), hoặc điều chỉnh ở hóa đơn kỳ sau.

**Hình 5.24.** Hóa đơn quá hạn: 1 Thu tiền · 2 Tải PDF / In · 3 Sao chép link · 4 Gửi cho khách · 5 Mã VietQR · 6 Hủy hóa đơn.

Cả lần chạy tính tiền cũng có thể hủy (những hóa đơn chưa thu đồng nào) nếu chạy sai; hóa đơn đã thu được giữ lại. Mọi hóa đơn bị hủy vẫn được lưu để tra cứu.

5.9 Hỏi – đáp tình huống thường gặp

Khách vào ở giữa tháng thì tính tiền thế nào?

Ví dụ vào ở 15/09, giá thuê 3.300.000 đ:

Hóa đơn đầu tiên (tự phát hành lúc Nhận phòng): tiền thuê và phí từ 15 đến 30/09, tính theo ngày: 3.300.000 × 16/30 = 1.760.000 đ (dòng ghi "Tiền thuê 2026-09 (16/30 ngày)").
Hóa đơn kỳ 09/2026 (chạy đầu tháng 10): tiền thuê đủ tháng 10 + điện nước từ chỉ số lúc nhận phòng tới chỉ số cuối tháng 9.
Nước tính theo đầu người cũng tính theo số ngày ở trong tháng.

Quên chốt số điện thì làm sao?

Đã chạy tính tiền mà chưa ghi chỉ số: không sao. Hóa đơn vẫn là Nháp; khi bấm Phát hành sẽ báo "Còn thiếu chỉ số điện nước của kỳ này". Vào Chỉ số điện nước, chọn đúng tháng, nhập rồi quay lại Phát hành; điện nước được tính khi phát hành.
Lỡ không đọc được công tơ đúng ngày: đọc càng sớm càng tốt và ghi vào kỳ của tháng cần chốt. Phần tiêu thụ của mấy ngày lệch sẽ tự cân lại ở tháng sau (chỉ số mới tháng này là chỉ số cũ tháng sau).

Khách đã chuyển khoản nhưng hóa đơn chưa chuyển sang "Đã trả"?

Kiểm tra lần lượt:

Đã nhập sao kê chưa? Tiền chỉ được tự ghi nhận sau khi nhập sao kê có dòng đó.
Nội dung chuyển khoản có mã TT… không? Không có hoặc sai mã thì dòng nằm ở Dòng chưa khớp; bấm Gán cho khách.
Khoản thu ghi tay còn "Chờ xác nhận"? Kế toán phải bấm Xác nhận thì mới trừ nợ.
Khách chuyển thiếu? Hóa đơn sẽ là Trả một phần, không phải Đã trả.
Tiền bị trừ vào hóa đơn khác? Không chọn hóa đơn thì tiền trừ vào hóa đơn cũ nhất trước. Xem cột Đã trừ vào nợ của khoản thu.

Nhập nhầm chỉ số (đã lưu) thì sửa thế nào?

Chỉ số nhỏ hơn tháng trước: xử lý ở tab Bất thường → Sửa chỉ số. Chỉ số đã ghi hợp lệ nhưng sai: tab Đã ghi → Sửa, nhập chỉ số đúng và lý do; Quản trị duyệt. Nếu tháng đó đã có hóa đơn phát hành, phần chênh lệch tự vào hóa đơn kỳ sau.

Khách trả dư / trả trước nhiều tháng?

Ghi nhận đúng số tiền. Phần dư thành Tiền dư và được tự trừ dần vào các hóa đơn phát hành sau. Xem tiền dư ở hồ sơ khách (Tổng quan khách thuê).

Đổi giá điện từ tháng sau?

Bảng giá điện nước → + Thêm phiên bản giá, Áp dụng từ kỳ = tháng điện nước đầu tiên dùng giá mới. Các hóa đơn đã phát hành giữ giá cũ.

Khách xin giảm tiền tháng này?

Mở hóa đơn đang Nháp → Giảm giá, nhập số tiền và lý do. Trong hạn mức (mặc định 10% hóa đơn) áp dụng ngay; vượt hạn mức chờ Quản trị duyệt, và không phát hành được khi còn giảm giá chờ duyệt. Giảm cố định mỗi tháng thì sửa ở hợp đồng (Giảm giá mỗi kỳ, qua phụ lục).

Vì sao hóa đơn quá hạn còn sinh thêm hóa đơn phí trễ hạn?

Hợp đồng có Phí trễ hạn. Ngày hóa đơn chuyển Quá hạn (hạn + số ngày ân hạn + 1), phần mềm lập một hóa đơn phí trễ hạn, một lần cho mỗi hóa đơn quá hạn.

Khách trả theo quý / năm thì sao?

Đặt Kỳ thanh toán của hợp đồng là Quý / Nửa năm / Năm. Hóa đơn của tháng mở đầu mỗi khối sẽ gồm tiền nhà của tất cả các tháng trong khối; các tháng giữa khối chỉ có điện nước.

Lưu ý / lỗi thường gặp

Chọn sai tháng khi chạy tính tiền: ô "Tháng điện nước" là tháng vừa chốt chỉ số, không phải tháng của tiền nhà.
Phát hành bị từ chối: thiếu chỉ số, có chỉ số bất thường chưa duyệt, hoặc còn giảm giá chờ duyệt.
Chạy tính tiền báo lỗi một số hợp đồng: thường do thiếu bảng giá cho kỳ đó. Thêm giá rồi chạy lại; hợp đồng đã có hóa đơn không bị lập trùng.
Khoản thu ghi xong mà nợ chưa giảm: còn Chờ xác nhận.

Phần 6. Thu chi

Phần này để làm gì: ghi các khoản chi của tòa (điện nước tổng, sửa chữa, nhân sự…), tra lại các khoản đã thu và xem lãi lỗ, khóa sổ hằng tháng.

Phiếu thu và liên kết với hóa đơn

Mỗi khoản thu đã Đối soát có Số phiếu thu dạng PT-2026-000123. Khoản thu nào trừ vào hóa đơn nào thể hiện ở cột Đã trừ vào nợ trên trang Thu tiền, và đầy đủ trong hồ sơ khách (Tổng quan khách thuê: hóa đơn, khoản đã trả, số phiếu thu).

Lịch sử thu của khách — **Hình 6.1.** Hồ sơ khách: tổng quan 360 với các hóa đơn và các khoản đã trả (cột Số phiếu thu).

Chưa có: in phiếu thu, sổ quỹ tiền mặt / sổ tiền gửi ngân hàng riêng. Cách làm thay thế khi đối chiếu cuối ngày / cuối tháng: ở Thu tiền & công nợ, lọc trạng thái Đã xác nhận và xem cột Hình thức (Tiền mặt / Chuyển khoản) để đối chiếu với tiền mặt thực có và sao kê; đối chiếu xong bấm Đối soát từng khoản.

Khoản chi (phiếu chi)

Vào Thu chi › Chi phí.

Bấm + Ghi khoản chi.
Chọn Tòa nhà (để trống = chi phí chung, sẽ được phân bổ cho các tòa), Loại chi phí (Tiền thuê / Điện nước / Nhân sự / Bảo trì / Bán hàng / Quản lý), nhập Số tiền, Ngày chi, Nhà cung cấp; bấm Lưu.
Dưới ngưỡng duyệt: khoản chi được duyệt ngay. Từ ngưỡng trở lên: Chờ duyệt, Quản trị bấm Duyệt hoặc Từ chối.
Khi đã trả tiền cho nhà cung cấp, bấm Đánh dấu đã chi.

Tab Ngân sách: đặt ngân sách theo tòa và tháng; khoản chi vượt quá 15% so với ngân sách hoặc trung bình 3 tháng bị đánh dấu bất thường.
Tab Cách phân bổ: chi phí chung chia cho các tòa theo số căn hoặc theo diện tích; thay đổi áp dụng từ tháng sau.
Tab Cảnh báo chia nhỏ (Quản trị): phát hiện một khoản chi lớn bị tách thành nhiều khoản nhỏ dưới ngưỡng duyệt.

Lãi lỗ và khóa sổ tháng

Vào Thu chi › Lãi lỗ (P&L). Lãi lỗ = Doanh thu − Giá vốn − Chi phí hoạt động − Khấu hao, theo từng tòa và cả đơn vị. Bấm vào một con số để xem các khoản tạo nên nó. Phần Hiệu quả từng căn: chọn tòa và căn để xem thu, chi và phần đóng góp của căn trong tháng.

Khóa sổ tháng này: khi mọi tòa đã xong việc của tháng (hóa đơn, thu tiền, chi phí), Quản trị hoặc Kế toán bấm khóa sổ. Tháng đã khóa không đổi số liệu; thay đổi về sau (vd hủy hóa đơn) được ghi vào tháng đang mở.

Lưu ý / lỗi thường gặp

Khoản chi không vào lãi lỗ: đang Chờ duyệt hoặc Đã từ chối.
Ghi nhầm khoản chi đã duyệt: Quản trị bấm Hủy khoản chi (khi chưa đánh dấu đã chi).

Phần 7. Kinh doanh: dashboard và báo cáo

Phần này để làm gì: đọc nhanh tình hình mỗi sáng, tìm việc cần làm ngay, và xuất báo cáo lấp đầy, doanh thu, chi phí, lợi nhuận, khách thuê.

Dashboard

Ô	Ý nghĩa	Cách đọc
1 Tòa nhà / phòng	Số tòa và tổng số phòng; dòng xanh là số phòng đang trống.	Bấm dòng phòng trống để mở danh sách phòng trống mọi tòa.
2 Tỷ lệ lấp đầy	Số phòng đang cho thuê ÷ số phòng cho thuê được.	Càng gần 100% càng tốt.
3 Doanh thu tháng	Tổng các hóa đơn phát hành trong tháng (chưa gồm VAT), so với tháng trước.	Là số đã lập hóa đơn, không phải số tiền đã thu.
4 Công nợ phải thu	Tổng tiền khách còn nợ; dòng dưới: phần quá hạn và số khách.	Xem chi tiết ở Thu tiền & công nợ › Tuổi nợ.
5 Hợp đồng đang hiệu lực	Số hợp đồng còn hiệu lực; số hợp đồng hết hạn trong 60 ngày.	Liên hệ gia hạn sớm.
6 Cảnh báo hôm nay	Việc cần làm: hóa đơn quá hạn, phòng trống…	Bấm từng cảnh báo để đi tới trang xử lý.

Phía dưới: biểu đồ Doanh thu 6 tháng gần nhất, Sơ đồ phòng thu nhỏ, Phòng theo trạng thái, Hợp đồng sắp hết hạn, Hóa đơn quá hạn (số ngày quá hạn, số còn nợ). Ô Tất cả tòa nhà ở góc trên lọc mọi số liệu theo một tòa.

Báo cáo

Vào Báo cáo › Báo cáo. Chọn loại báo cáo ở thanh trên cùng, chọn khoảng thời gian và cấp xem (danh mục / tòa / tầng / căn), bấm Xem; tải về bằng Excel hoặc PDF.

Báo cáo	Cho biết	Chỉ số chính
Lấp đầy	Phòng nào đang thuê, phòng nào trống bao lâu.	Số căn, Khóa / không thể cho thuê, Đang thuê, Lấp đầy (%), Ngày trống.
Doanh thu	Tiền đã lập hóa đơn theo tòa / căn và loại khoản.	Tiền thuê, điện nước, phí khác, điều chỉnh khi trả phòng.
Chi phí	Chi phí của tòa và phần phân bổ, so với ngân sách.	Của tòa, Phân bổ, Thuê vào, Thực chi, Chênh lệch.
Lợi nhuận	Doanh thu trừ chi phí theo từng cấp.	Lãi, biên lợi nhuận.
Khách thuê	Chất lượng tệp khách.	Tỷ lệ rời đi, thời gian ở trung bình, tỷ lệ gia hạn, tỷ lệ trả trễ.

Bán hàng: gia hạn, tin đăng, lịch xem phòng

Kinh doanh › Gia hạn: hợp đồng còn 60 ngày trở xuống, đánh giá khách (số lần trả trễ), giá gợi ý; Lập đề nghị → Gửi cho khách → ghi Khách đồng ý / Khách từ chối.
Kinh doanh › Tin đăng: + Đăng tin cho phòng Trống / Sắp trả, kèm ảnh, ghi lại kênh đã đăng.
Kinh doanh › Lịch xem phòng: lịch hẹn trong ngày; bấm Đã xem xong sau buổi xem.
Hoa hồng, Chiến dịch, Báo cáo kinh doanh: theo dõi môi giới, chi phí quảng cáo và hiệu quả từng nguồn khách.

Lưu ý

Doanh thu trên Dashboard tính theo ngày phát hành hóa đơn; hóa đơn phát hành đầu tháng 11 (thu tiền nhà tháng 11) nằm trong doanh thu tháng 11.
Số liệu đã khóa sổ thì báo cáo của tháng đó không đổi.

Phụ lục: trạng thái và thuật ngữ

Trạng thái hay gặp

Đối tượng	Các trạng thái
Hợp đồng	Nháp · Chờ duyệt · Đang hiệu lực · Sắp hết hạn · Đã gia hạn · Đã chấm dứt · Hết hạn
Hóa đơn	Nháp · Đã phát hành · Trả một phần · Đã trả · Quá hạn · Đã hủy
Khoản thu	Chờ xác nhận · Đã xác nhận · Đã đối soát · Đã từ chối · Đã hoàn
Chỉ số điện nước	Hợp lệ · Bất thường · Chờ duyệt sửa · Đã duyệt sửa
Khoản chi	Chờ duyệt · Đã duyệt · Đã chi · Đã từ chối · Đã hủy

Thuật ngữ

Từ	Nghĩa trong phần mềm
Kỳ (của hóa đơn)	Tháng điện nước. Hóa đơn kỳ 10/2026 = điện nước tháng 10 + tiền nhà tháng 11.
Hóa đơn đầu tiên	Tự phát hành khi nhận phòng: tiền nhà từ ngày vào ở tới hết tháng.
Hóa đơn thường kỳ	Hóa đơn hằng tháng từ Chạy tính tiền.
Hóa đơn cuối	Tự phát hành khi trả phòng: điện nước tới chỉ số cuối và các điều chỉnh.
Mã thanh toán	Mã TT + 6 ký tự của mỗi hóa đơn, dùng làm nội dung chuyển khoản.
Tiền dư	Tiền khách trả thừa; tự trừ vào hóa đơn sau.
Đối soát	Xác nhận khoản thu đã khớp với tiền thực nhận; cấp số phiếu thu.
Khóa sổ	Chốt số liệu một tháng, không cho đổi nữa.
Hợp đồng thuê vào	Hợp đồng đơn vị thuê lại tòa của chủ nhà (mô hình thuê để cho thuê lại); khác với hợp đồng cho khách thuê.